Poradnik dla biznesu poza strefą ekonomiczną w ZEA

Zjednoczone Emiraty Arabskie oferują różne rodzaje działalności, a procedury związane z założeniem działalności zależą od wielu czynników, dlatego warto skorzystać z pomocy firm lub osób, które posiadają wiedzę dotyczącą całego procesu.

Zakładając działalność w ZEA, należy najpierw zdecydować o lokalizacji firmy, jako że będzie to miało istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy.Przed wyborem lokalizacji należy przeanalizować możliwości, które dają wszystkie emiraty. Dubaj i Abu Dhabi są najbardziej znane, ale warto pamiętać także o mniejszych emiratach jak Ras Al-Khaimah, czy Sharjah, którym zależy na pozyskiwaniu nowych przedsiębiorców, przez co często oferują np. niższe koszty założenia działalności.

Następnym bardzo ważnym krokiem przy zakładaniu działalności w ZEA jest wybór formy działalności. Najbardziej popularne formy prowadzenia działalności to:

• Działalność poprzez założenie spółki w strefie ekonomicznej
• Działalność poprzez założenie spółki poza strefą ekonomiczną
• Działalność z Polski za pośrednictwem agenta/dystrybutora
• Działalność poprzez współpracę z partnerem

Aby założyć spółkę poza strefę ekonomiczną (onshore) wymagany jest partner z emirackim obywatelstwem, który oficjalnie jest większościowym udziałowcem w spółce, a w praktyce jest tzw. sponsorem: uśpionym partnerem, stanowiącym poręczenie dla danego podmiotu/inwestora. Zazwyczaj nie angażuje się on w działalność, ani nie czerpie z niej zysków, natomiast dostaje on stałe roczne wynagrodzenie z tytułu bycia sponsorem.

Najważniejsze kroki przy zakładaniu działalności poza strefą ekonomiczną:

1. Określenie charakterystyki działalności firmy

Pierwszym krokiem przy zakładaniu działalności poza strefą ekonomiczną jest określenie charakterystyki działalności firmy (analogicznie do spisu PKD w Polsce).Jest to niezbędne, aby otrzymać licencję, na podstawie której podmioty będą prowadzić swoją działalność.
Organem uprawnionym do udzielania licencji jest Dział Rozwoju Gospodarczego danego emiratu (Department of Economic Development).

Poza strefą możliwe jest otrzymanie jednej z 3 licencji:

• Commercial – dotyczy firm, które zajmują się wszelkimi formami handlu towarami już gotowymi,
• Industrial– dotyczy firm, które wytwarzają/produkują towary lub działają w sektorze przemysłowym,
• Professional – dotyczy podmiotów wykonujących usługi profesjonalne lub zajmujących się rzemiosłem.

2. Wybór formy prowadzenia działalności

Przy wyborze formy prowadzenia działalności należy wziąć pod uwagę m.in. charakterystykę działalności, usługi/produkty oferowane przez firmę oraz liczbę i obywatelstwo właścicieli. Najbardziej popularne formy prowadzenia działalności to:

• Non Free Zone Establishment (NFZ E): działalność, w której 100% własności firmy należy do tzw. sponsora; ta forma działalności może być założona jedynie przez obywateli GCC (Rada Współpracy Zatoki Perskiej).
• Non Free Zone Limited Liability Company (NFZ LLC): dwu- lub wieloosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w której emiracki sponsor ma minimum 51% akcji. Taką spółką może zarządzać co najmniej 1 manager (nie musi posiadać obywatelstwa ZEA), który może być jednym z właścicieli spółki lub może to być osoba zatrudniona na to stanowisko. Mimo że 51% udziałów musi należeć do obywatela Emiratów, to zagraniczna firma (lub manager) może sama podejmować wszelkie decyzje związane z firmą i sprawować całkowitą kontrolę nad spółką, dzięki uprawnieniom przyznanym w Akcie założycielskim spółki.
• NFZ Branch – oddział firmy już istniejącej. Taka spółka nie może importować produktów podmiotu macierzystego do dalszej odsprzedaży, ponieważ ta funkcja zarezerwowana jest wyłącznie dla lokalnego Agenta. Taki model działalności nie posiada właściwości osobowych i dlatego nie może bezpośrednio zatrudniać swoich pracowników. Firma musi upoważnić lokalną firmę do realizacji wszelkich formalności na rzecz spółki.

Dodatkowo, NFZ Branch zobowiązany jest do korzystania z usług tak zwanego „Local Service Agent” narodowości Emirackiej, który nie otrzymuje prawa do posiadania udziałów, prawa do angażowania się w działania związane z funkcjonowaniem oraz zarządzaniem spółki, a w swoich działaniach jest ograniczony wyłącznie do reprezentowania firmy w urzędach.

3.Wybór oficjalnej nazwy firmy

Przed wyborem nazwy firmy należy najpierw zapoznać się z emirackimi wytycznymi dot. wyboru nazwy firmy. Nazwa ta będzie widoczna na licencji handlowej oraz wszelkich innych dokumentach.

4. Ubieganie się o wstępne zatwierdzenie

Punkt ten odnosi się do wstępnego zatwierdzenia działalności firmy przez odpowiedni organ, który wyda oświadczenie, że nie ma zastrzeżeń co do rozpoczęcia działalności przez dany podmiot i może ona podjąć kolejne kroki, aby dostać licencję.
Aby otrzymać takie wstępne zatwierdzenie działalności należy złożyć odpowiednie dokumenty. Lista niezbędnych dokumentów różni się, w zależności od czynników takich jak miejsce, charakterystyka oraz forma zakładanej działalności.

5. Sporządzenie i poświadczenie notarialne Aktu założycielskiego spółki (Memorandum of Association) lub Umowy z „Local Service Agent”

Po wyborze oficjalnej nazwy i uzyskaniu wstępnego zatwierdzenia można przystąpić do sporządzenia dokumentów założycielskich spółki. Jest to bardzo ważny moment, ponieważ sporządzone dokumenty będą określać relacje akcjonariuszy lub umowę pomiędzy firmą a lokalnym sponsorem.

6.Wybór lokalizacji biura oraz uzyskanie umowy najmu biura

Podczas zakładania spółki w ZEA, należy posiadać fizyczny adres w tym kraju. Dodatkowo, chcąc założyć działalność np. w Dubaju, należy posiadać adres w tym emiracie.

7. Zatwierdzenie przez departament zewnętrzny

Niektóre formy prowadzenia działalności wymagają zatwierdzenia przez dodatkowe departamenty. Na przykład, jeżeli podmiot zagraniczny chce otworzyć szpital, otrzymanie licencji od odpowiedniego organu poza strefą ekonomiczną nie jest wystarczające. Należy również uzyskać zatwierdzenie od Dubai Health Authority.
Przed rozpoczęciem procesu zakładania działalności należy się dowiedzieć, czy działalność, którą chcemy prowadzić w ZEA wymaga zatwierdzeń od dodatkowych departamentów.

8.Ostateczna akceptacja działalności

Jest to ostatni krok, aby otrzymać licencję na prowadzenie działalności. W celu otrzymania ostatecznej akceptacji działalności należy złożyć odpowiednie dokumenty do Działu Rozwoju Gospodarczego danego emiratu (Department of Economic Development), takie jak certyfikat potwierdzający nazwę firmy, certyfikat potwierdzający wstępne zatwierdzenie działalności, akt założycielski spółki, etc.
W zależności od charakterystyki i formy prowadzonej działalności, proces przetwarzania licencji trwa do 7 dni roboczych. Gdy licencja będzie gotowa, należy dokonać za nią płatności, a następnie można odebrać licencję i rozpocząć prowadzenie firmy w ZEA.